BLOG APESOFT
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Convertir un fichero .csv a Excel a través de Datacycle Reporting
La conversión de un fichero .csv a .xls se puede realizar a través de varias opciones, pero a continuación vamos a detallar los pasos de una de las posibilidades con Datacycle Reporting. Desde Excel se pueden importar datos de archivos de texto u otros formatos y entre ellos los .csv.
Montse Cortés
Enviar desde Datacycle Reporting un dato por correo electrónico que está en una celda específica de Excel
El objetivo de este ejemplo es mostrar una de las muchas posibilidades que ofrece la configuración de procesos dentro de Datacycle Reporting. En este caso se desea enviar un correo por cada contenido especificado en las celdas de una columna de una hoja Excel.
Tarea 'Save As' en Procesos DataCycle
Esta tarea realiza una segunda copia del resultado de un proceso y reproduce el comportamiento del ‘Guardar Como’ de otras aplicaciones o el Copiar Y Pegar de Windows. De esta manera evitamos explorar por carpetas para generar una segunda copia de los archivo Excel generados. Aunque la tarea de 'Comprimir fichero en zip' ya realiza una copia de seguridad, con esta Tarea Código Script, se consigue mover los ficheros a una ubicación de red o un dispositivo externo sabiendo que no se necesita un descompresor para su uso posterior. El código es como sigue:
Sub Main()
Dim fso,fldr,carpeta
carpeta = "C:\Temp\"
Set fldr = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fldr.folderexists(carpeta) then
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fso.FileExists("@PAR(TARGET_FILE_PATH)\@PAR(TARGET_FILE_NAME)") Then
fso.CopyFile "@PAR(TARGET_FILE_PATH)\@PAR(TARGET_FILE_NAME)",carpeta
End If
End If
End Sub
En este ejemplo se determina un destino fijo, pero bien se puede definir un parámetro global o de proceso como valor de la variable carpeta.
Incluso podemos diseñar una variante donde el fichero nuevo tenga un nombre diferente, el cambio seria:
............................................
carpeta = "F:\Ventas\InfVentas_Copia_” & @PAR()CURRENT_MONTH_NAME[ESP]) & ” .xls"
Set fldr = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fldr. FileExists (carpeta) then
............................................
ApeSoft lanza el nuevo Kit Dashboard de DataCycle Reporting
ApeSoft ha lanzado recientemente al mercado, un nuevo módulo para la creación rápida de informes Excel tipo Dashboard y Cuadro de Mando más ricos gráficamente y sin necesidad de ninguna componente añadida.
El nuevo módulo se puede adquirir de forma opcional a DataCycle Reporting y consiste en:
-
una plantilla asistente que facilita y agiliza al usuario el diseño avanzado de Dashboards y Cuadros de Mando más visuales, comprensibles y fáciles de entender y
-
una formación de un día de duración en el uso de la solución
Si desea visualizar algunos ejemplos de resultados obtenidos con el nuevo Kit Dashboard pinche en los siguientes links:
Vídeo Ejemplo Dashboard Ventas
Vídeo Ejemplo Dashboard Proyectos
O bien solicite más información llamando al 902 789 981 (llamadas España), +34 935 820 258 (llamadas internacionales) o a través de la dirección de correo electrónico marketing@apesoft.com
Optimizar el tiempo de carga de datos origen en procesos de DataCycle Reporting
Cada vez son más los usuarios que utilizan el mismo proceso DataCycle que les proporciona informes, como medio de traspaso o manipulación de datos en las bases de datos origen. Muchas de estas cargas, previas a la lectura final del proceso, se hacen con la tarea Insertar Datos que vuelca los datos en un Excel o un Access, del cual se obtendrán los datos para el informe final. Es una opción válida y correcta, pero con la tarea Ejecutar comando SQL se puede conseguir el mismo resultado optimizando el tiempo global del proceso ya que nos beneficiaremos del trabajo del motor de la base de datos.
Por ejemplo utilizar esta tarea contra una base de datos origen de tipo Access con una sentencia del Tipo Insert to... Select..., nos ahorraría generar un proceso compuesto donde el primero haría un volcado y el segundo la salida a Excel.
También podemos realizar una manipulación más compleja que la agrupación si por ejemplo, llamamos a un procedimiento que esté en
En definitiva, tanto un ejemplo como otro simplifican el proceso de generación de informes y optimizan el tiempo de ejecución.
¿Cómo crear un acceso directo a un informe Excel en el escritorio automáticamente desde Datacycle?
Datacycle reporting genera y distribuye automáticamente a través del correo electrónico informes en formato Excel, HTML o Access, pero, ¿Por qué no hacer que una vez generado el informe nos cree un acceso directo en el escritorio hacia ese informe en vez de enviarlo por correo?
Copia de seguridad del contenido de un directorio desde Datacycle
Los procesos de Datacycle Reporting permiten definir tareas de Tipo Ejecución de Scripts. En este ejemplo vamos a utilizar la tarea para realizar una copia de seguridad de un directorio con todo su contenido en otro directorio nuevo.
Abrir e Imprimir un documento de Word dinámicamente desde Datacycle
Datacycle Reporting permite, dentro de un proceso, definir diferentes tipos de tareas y una que permite mayor versatilidad es la de Ejecución de Códigos Scripts.
Exportar campos de gran tamaño a Excel con DataCycle Reporting
Algunos clientes traspasan a Excel tipos de datos descriptivos además de los estándares numéricos, fechas y atributos.
La tarea ‘ Insertar datos ’ de DataCycle Reporting, es una de la más usadas en los procesos ya que es la encargada de traspasar los datos desde los sistemas de explotación a los informes BI (Business Intelligence).
Cuando se necesite traspasar columnas de gran tamaño (por ejemplo tipo Text de SQLServer) y se prevea que los registros contengan mucha información en dichas columnas ( + de 1000 caracteres), es aconsejable modificar el tipo de Inserción de la Tarea ‘ Insertar Datos ’ y definirla como ‘Modalidad OLE paso a paso’.
Con esta modalidad se evita, en la mayoría de ocasiones, que en la transferencia a Excel se pierda información y no se pase todo el contenido de las columnas con un tipo de datos de gran tamaño.
Para realizar el cambio se debe usar el botón Avanzado que aparece en el Paso 3 de la definición de la tarea.
Buscar dentro de las consultas de DataCycle Reporting
Dentro de DataCycle Reporting existe el 'Panel de Búsquedas', accesible desde el menú Ver, que permite buscar consultas, entre otras opciones, a través de varios filtros.
Una funcionalidad muy útil es la posibilidad de buscar texto dentro de las consultas SQL, lo que nos permite por ejemplo buscar en qué consultas estamos usando una tabla determinada. Para ello, abriremos el panel de búsquedas, escribiremos en la casilla texto a buscar, y en la lista desplegable 'En' seleccionaremos la opción Sentencias SQL. Seguidamente pulsaremos el botón 'Buscar'. Los resultados aparecerán en una nueva pestaña del explorador llamada 'Resultados de Búsqueda'. Podremos actuar sobre los resultados de la búsqueda de la misma manera con la que trabajos normalmente con DataCycle Reporting.
Datacycle Planning 2.0
ApeSoft presenta la versión 2.0 de DataCycle Planning, toda una revisión completa del producto.
DataCycle Planning es la solución que permite realizar una automatización del proceso de gestión presupuestaria de su organización dividido en tres simples pasos:
1) Contribución de presupuestos. Mediante archivos Excel personalizados que se distribuyen a cada usuario, éste documenta los datos relativos a presupuestos y los sincroniza con la base de datos de presupuestos centralizada. También es posible la carga automática de los datos desde bases de datos externas.
2) Validación de los datos por parte de un usuario responsable (por ejemplo un controller). Directamente en Excel con los datos consolidados procedentes de las diferentes contribuciones.
3) Generación y distribución de los informes de seguimiento. Los datos de presupuestos validados se muestran en un informe Excel con abundantes funcionalidades (detalle por dimensiones como el área o la unidad de negocio, evoluciones anuales, semáforos, …).
El génesis de DataCycle Planning 2.0 ha sido fruto de las diversas experiencias en los heterogéneos proyectos de implantación de las versiones anteriores, incluyendo sugerencias de clientes e implantadores, además de las nuevas funcionalidades ya previstas en el roadmap del producto.
DataCycle Planning 2.0 incluye grandes mejoras y otras menores que simplifican y disminuyen los tiempos de implantación, facilitando el uso e incrementando el nivel de automatización del proceso presupuestario.
Estas son algunas de las principales mejoras de DataCycle Planning 2.0:
- Nueva gestión de versiones de presupuesto para facilitar el Rolling Forecast
- Ahora se pueden definir diversas versiones de presupuesto (budget, primer forecast, segundo forecast, …) por periodo fiscal, pudiendo cambiarlas de estado en cualquier momento y con la capacidad de tener varias versiones activas simultáneamente.
- Transferencia de datos entre versiones
- Mediante esta utilidad, es posible transferir datos entre versiones de presupuestos así como convertir datos reales en datos de una versión presupuestaria. Por ejemplo, cuando se realiza el Forecast de un trimestre, pueden transferirse los datos reales de meses anteriores como datos de Forecast de dichos meses, dado que son valores del pasado; o convertir los datos del año en curso como Budget del próximo año y así tener un punto de partida para presupuestar.
- Estructuras organizativas y jerarquías dimensionales
- En DataCycle Planning, las unidades organizativas, incluyendo los recursos humanos para headcounting se denominan de forma común dimensiones.
- A partir de la versión 2.0, es posible definir de forma flexible una o varias estructuras organizativas con diferentes jerarquías dimensionales. Por ejemplo una región que depende de una unidad de negocio. El contribuidor, o los receptores del informe de seguimiento, desde su plantilla Excel podrá escoger sobre qué región quiere contribuir sin necesidad de seleccionar primero la unidad de negocio.
- A nivel tanto de usuario como grupo de usuarios, se asignan los privilegios como contribuidor de los diferentes valores dimensionales según los conceptos presupuestarios asignados (por ejemplo un contribuidor de una serie de áreas dentro de una misma unidad de negocio). Los permisos pueden heredarse (por ejemplo, si un contribuidor es responsable de todas las zonas de una misma unidad de negocio, simplemente se indica que contribuirá toda la unidad de negocio)
- Es posible importar automáticamente la estructura organizativa de ficheros Excel o de una base de datos corporativa, y así evitar un doble mantenimiento de la información.
- Refresco automático de la estructura organizativa desde las plantillas de contribución
- Esta ha sido una de las funcionalidades más demandas por los usuarios. Ahora, las plantillas de contribución y validación presupuestaria de DataCycle Planning 2.0 refrescan las dimensiones sobre las que tiene privilegios el usuario cada vez que se conectan al servidor de presupuestación (envío o descarga al servidor) y cada vez que se abre la plantilla.
- Mediante esta nueva capacidad, dar de alta recursos en un departamento, cambiar personas de departamento, o cambiar una región de unidad de negocio son tareas muy sencillas y no hace falta enviar una nueva plantilla al contribuidor o validador.
- Nuevos eventos disponibles para ejecución de macros específicas
- En las plantillas de DataCycle Planning 2.0 se dispone de un interfaz para insertar macros que se ejecuten en momentos concretos. Por ejemplo, antes de enviar al servidor, después de descargar del servidor, etc.
- Obtención de datos de cualquier versión desde las plantillas de contribución
- Nueva columna “Versión” en la pestaña ConfigUI de las plantillas de contribución, que junto con la columna “FiltroAño” permiten obtener valores de cualquier versión con independencia del estado en el que se encuentre (si ya está validada sólo serán de consulta).
Solicite más información sin compromiso llamando al teléfono +34 935 820 258 o bien enviando un email a marketing@apesoft.com
Insertar automáticamente en un documento Word un texto utilizando Datacycle Reporting
Datacycle Reporting dispone de una tarea en sus procesos que permite maximizar el uso de la herramienta realizando tareas de muy diferentes ámbitos. Esta tarea es la de Ejecución de Scripts. Vamos a analizar los pasos necesarios para que Datacycle Reporting inserte cierto texto, dinámico o no, en un documento de Word existente. Una utilidad práctica de este script, por ejemplo, sería generar cartas personalizadas en Word para los diferentes clientes de nuestra área o departamento.
Definir un Texto plano como origen de datos de nuestro informe
Cuando el origen de datos es un fichero TXT hay una pequeña diferencia en la definición del perfil de la base de datos.
Definir en Datacycle Reporting un fichero Excel como origen de datos de un informe
1. El primer paso para conseguir que sea un Excel el origen de los datos a insertar en nuestro informe siempre es definir un perfil de base de datos nuevo que ataque a nuestro fichero. Dentro de este perfil, habrá que definirlo de la siguiente manera:
Usar información de un Excel para renombrar un conjunto de directorios a través de Datacycle
La versatilidad de la tarea de ejecución de scripts de un proceso de Datacycle Reporting permite realizar tareas como la de renombrar un conjunto de directorios en base a unos nombres especificados en una hoja de un libro Excel. A continuación se muestra un ejemplo programado en Visual Basic Script:
Mapear una unidad de red, copiar un fichero en esa unidad y desmapear la unidad a través de Datacycle
Un ejemplo interesante de la utilidad de la tarea de ejecución de scripts de un proceso de Datacycle Reporting es el de mapear una unidad de red para poder copiar un fichero en esa unidad y después desmapearla.
Eliminar todos los ficheros .xls de una carpeta que tienen más de 7 dias desde Datacycle
A veces nos puede interesar ir haciendo limpiezas automáticas de informes que se guardan en un directorio concreto, normalmente aquellos que tienen una antigüedad de más de X días. Con Datacycle Reporting y la tarea de ejecución de scripts de un proceso esto es posible.
Crear una nueva carpeta con la fecha actual dinámicamente desde Datacycle
Datacycle Reporting permite la ejecución de scritps a través de la tarea Código script dentro de un proceso y la opción de crear un directorio dinámicamente puede ser una opción interesante.
Personalizar el fichero HTML que genera Datacycle Reporting
Datacycle Reporting permite generar ficheros HTML automáticamente básandose en el formato y estilo definidos en una plantilla modelo. Esta plantilla puede tener personalizados tanto el encabezado con el logotipo de la empresa así como el pie de la página. El fichero HTML se puede generar de 2 maneras:
Cómo puedo imprimir un fichero desde Datacycle usando un script
Datacycle Reporting permite la ejecución de scritps a través de la tarea Código script dentro de un proceso. Este script puede ser programado tanto en lenguaje VBScript como en JScript. A continuación tenemos varios ejemplos en Visual Basic Script que nos permiten imprimir todos los archivos de un directorio, o bien, un archivo concreto: