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Entries in Productos (29)
¿Cómo crear un acceso directo a un informe Excel en el escritorio automáticamente desde Datacycle?
Datacycle reporting genera y distribuye automáticamente a través del correo electrónico informes en formato Excel, HTML o Access, pero, ¿Por qué no hacer que una vez generado el informe nos cree un acceso directo en el escritorio hacia ese informe en vez de enviarlo por correo?
Montse Cortés
Copia de seguridad del contenido de un directorio desde Datacycle
Los procesos de Datacycle Reporting permiten definir tareas de Tipo Ejecución de Scripts. En este ejemplo vamos a utilizar la tarea para realizar una copia de seguridad de un directorio con todo su contenido en otro directorio nuevo.
Abrir e Imprimir un documento de Word dinámicamente desde Datacycle
Datacycle Reporting permite, dentro de un proceso, definir diferentes tipos de tareas y una que permite mayor versatilidad es la de Ejecución de Códigos Scripts.
Exportar campos de gran tamaño a Excel con DataCycle Reporting
Algunos clientes traspasan a Excel tipos de datos descriptivos además de los estándares numéricos, fechas y atributos.
La tarea ‘ Insertar datos ’ de DataCycle Reporting, es una de la más usadas en los procesos ya que es la encargada de traspasar los datos desde los sistemas de explotación a los informes BI (Business Intelligence).
Cuando se necesite traspasar columnas de gran tamaño (por ejemplo tipo Text de SQLServer) y se prevea que los registros contengan mucha información en dichas columnas ( + de 1000 caracteres), es aconsejable modificar el tipo de Inserción de la Tarea ‘ Insertar Datos ’ y definirla como ‘Modalidad OLE paso a paso’.
Con esta modalidad se evita, en la mayoría de ocasiones, que en la transferencia a Excel se pierda información y no se pase todo el contenido de las columnas con un tipo de datos de gran tamaño.
Para realizar el cambio se debe usar el botón Avanzado que aparece en el Paso 3 de la definición de la tarea.
Buscar dentro de las consultas de DataCycle Reporting
Dentro de DataCycle Reporting existe el 'Panel de Búsquedas', accesible desde el menú Ver, que permite buscar consultas, entre otras opciones, a través de varios filtros.
Una funcionalidad muy útil es la posibilidad de buscar texto dentro de las consultas SQL, lo que nos permite por ejemplo buscar en qué consultas estamos usando una tabla determinada. Para ello, abriremos el panel de búsquedas, escribiremos en la casilla texto a buscar, y en la lista desplegable 'En' seleccionaremos la opción Sentencias SQL. Seguidamente pulsaremos el botón 'Buscar'. Los resultados aparecerán en una nueva pestaña del explorador llamada 'Resultados de Búsqueda'. Podremos actuar sobre los resultados de la búsqueda de la misma manera con la que trabajos normalmente con DataCycle Reporting.
Datacycle Planning 2.0
ApeSoft presenta la versión 2.0 de DataCycle Planning, toda una revisión completa del producto.
DataCycle Planning es la solución que permite realizar una automatización del proceso de gestión presupuestaria de su organización dividido en tres simples pasos:
1) Contribución de presupuestos. Mediante archivos Excel personalizados que se distribuyen a cada usuario, éste documenta los datos relativos a presupuestos y los sincroniza con la base de datos de presupuestos centralizada. También es posible la carga automática de los datos desde bases de datos externas.
2) Validación de los datos por parte de un usuario responsable (por ejemplo un controller). Directamente en Excel con los datos consolidados procedentes de las diferentes contribuciones.
3) Generación y distribución de los informes de seguimiento. Los datos de presupuestos validados se muestran en un informe Excel con abundantes funcionalidades (detalle por dimensiones como el área o la unidad de negocio, evoluciones anuales, semáforos, …).
El génesis de DataCycle Planning 2.0 ha sido fruto de las diversas experiencias en los heterogéneos proyectos de implantación de las versiones anteriores, incluyendo sugerencias de clientes e implantadores, además de las nuevas funcionalidades ya previstas en el roadmap del producto.
DataCycle Planning 2.0 incluye grandes mejoras y otras menores que simplifican y disminuyen los tiempos de implantación, facilitando el uso e incrementando el nivel de automatización del proceso presupuestario.
Estas son algunas de las principales mejoras de DataCycle Planning 2.0:
- Nueva gestión de versiones de presupuesto para facilitar el Rolling Forecast
- Ahora se pueden definir diversas versiones de presupuesto (budget, primer forecast, segundo forecast, …) por periodo fiscal, pudiendo cambiarlas de estado en cualquier momento y con la capacidad de tener varias versiones activas simultáneamente.
- Transferencia de datos entre versiones
- Mediante esta utilidad, es posible transferir datos entre versiones de presupuestos así como convertir datos reales en datos de una versión presupuestaria. Por ejemplo, cuando se realiza el Forecast de un trimestre, pueden transferirse los datos reales de meses anteriores como datos de Forecast de dichos meses, dado que son valores del pasado; o convertir los datos del año en curso como Budget del próximo año y así tener un punto de partida para presupuestar.
- Estructuras organizativas y jerarquías dimensionales
- En DataCycle Planning, las unidades organizativas, incluyendo los recursos humanos para headcounting se denominan de forma común dimensiones.
- A partir de la versión 2.0, es posible definir de forma flexible una o varias estructuras organizativas con diferentes jerarquías dimensionales. Por ejemplo una región que depende de una unidad de negocio. El contribuidor, o los receptores del informe de seguimiento, desde su plantilla Excel podrá escoger sobre qué región quiere contribuir sin necesidad de seleccionar primero la unidad de negocio.
- A nivel tanto de usuario como grupo de usuarios, se asignan los privilegios como contribuidor de los diferentes valores dimensionales según los conceptos presupuestarios asignados (por ejemplo un contribuidor de una serie de áreas dentro de una misma unidad de negocio). Los permisos pueden heredarse (por ejemplo, si un contribuidor es responsable de todas las zonas de una misma unidad de negocio, simplemente se indica que contribuirá toda la unidad de negocio)
- Es posible importar automáticamente la estructura organizativa de ficheros Excel o de una base de datos corporativa, y así evitar un doble mantenimiento de la información.
- Refresco automático de la estructura organizativa desde las plantillas de contribución
- Esta ha sido una de las funcionalidades más demandas por los usuarios. Ahora, las plantillas de contribución y validación presupuestaria de DataCycle Planning 2.0 refrescan las dimensiones sobre las que tiene privilegios el usuario cada vez que se conectan al servidor de presupuestación (envío o descarga al servidor) y cada vez que se abre la plantilla.
- Mediante esta nueva capacidad, dar de alta recursos en un departamento, cambiar personas de departamento, o cambiar una región de unidad de negocio son tareas muy sencillas y no hace falta enviar una nueva plantilla al contribuidor o validador.
- Nuevos eventos disponibles para ejecución de macros específicas
- En las plantillas de DataCycle Planning 2.0 se dispone de un interfaz para insertar macros que se ejecuten en momentos concretos. Por ejemplo, antes de enviar al servidor, después de descargar del servidor, etc.
- Obtención de datos de cualquier versión desde las plantillas de contribución
- Nueva columna “Versión” en la pestaña ConfigUI de las plantillas de contribución, que junto con la columna “FiltroAño” permiten obtener valores de cualquier versión con independencia del estado en el que se encuentre (si ya está validada sólo serán de consulta).
Solicite más información sin compromiso llamando al teléfono +34 935 820 258 o bien enviando un email a marketing@apesoft.com
Insertar automáticamente en un documento Word un texto utilizando Datacycle Reporting
Datacycle Reporting dispone de una tarea en sus procesos que permite maximizar el uso de la herramienta realizando tareas de muy diferentes ámbitos. Esta tarea es la de Ejecución de Scripts. Vamos a analizar los pasos necesarios para que Datacycle Reporting inserte cierto texto, dinámico o no, en un documento de Word existente. Una utilidad práctica de este script, por ejemplo, sería generar cartas personalizadas en Word para los diferentes clientes de nuestra área o departamento.
Definir un Texto plano como origen de datos de nuestro informe
Cuando el origen de datos es un fichero TXT hay una pequeña diferencia en la definición del perfil de la base de datos.
Definir en Datacycle Reporting un fichero Excel como origen de datos de un informe
1. El primer paso para conseguir que sea un Excel el origen de los datos a insertar en nuestro informe siempre es definir un perfil de base de datos nuevo que ataque a nuestro fichero. Dentro de este perfil, habrá que definirlo de la siguiente manera:
Usar información de un Excel para renombrar un conjunto de directorios a través de Datacycle
La versatilidad de la tarea de ejecución de scripts de un proceso de Datacycle Reporting permite realizar tareas como la de renombrar un conjunto de directorios en base a unos nombres especificados en una hoja de un libro Excel. A continuación se muestra un ejemplo programado en Visual Basic Script:
Mapear una unidad de red, copiar un fichero en esa unidad y desmapear la unidad a través de Datacycle
Un ejemplo interesante de la utilidad de la tarea de ejecución de scripts de un proceso de Datacycle Reporting es el de mapear una unidad de red para poder copiar un fichero en esa unidad y después desmapearla.
Eliminar todos los ficheros .xls de una carpeta que tienen más de 7 dias desde Datacycle
A veces nos puede interesar ir haciendo limpiezas automáticas de informes que se guardan en un directorio concreto, normalmente aquellos que tienen una antigüedad de más de X días. Con Datacycle Reporting y la tarea de ejecución de scripts de un proceso esto es posible.
Crear una nueva carpeta con la fecha actual dinámicamente desde Datacycle
Datacycle Reporting permite la ejecución de scritps a través de la tarea Código script dentro de un proceso y la opción de crear un directorio dinámicamente puede ser una opción interesante.
Personalizar el fichero HTML que genera Datacycle Reporting
Datacycle Reporting permite generar ficheros HTML automáticamente básandose en el formato y estilo definidos en una plantilla modelo. Esta plantilla puede tener personalizados tanto el encabezado con el logotipo de la empresa así como el pie de la página. El fichero HTML se puede generar de 2 maneras:
Cómo puedo imprimir un fichero desde Datacycle usando un script
Datacycle Reporting permite la ejecución de scritps a través de la tarea Código script dentro de un proceso. Este script puede ser programado tanto en lenguaje VBScript como en JScript. A continuación tenemos varios ejemplos en Visual Basic Script que nos permiten imprimir todos los archivos de un directorio, o bien, un archivo concreto:
Como copiar datos en una base de datos utilizando DataCycle Reporting
A veces es necesario copiar un número reducido de datos entre dos sistemas de bases de datos diferentes, situadas, o no, en dos máquinas diferentes. Este problema es de fácil solucion con DataCycle Reporting.
Utilizar la libreta de direcciones de Outlook para insertar dirección de correo en un Proceso de Datacycle
Dentro de un proceso de Datacycle Reporting, si tiene el envío de correo activado y utiliza el Outlook para enviar el correo electrónico con el informe generado automáticamente, puede seleccionar la dirección de correo de la lista de direcciones que le facilita Microsoft Outlook.
Reducir el tamaño de informes generados por Datacycle Reporting
Existen informes generados por Datacycle Reporting, como la cuenta de explotación, cuyo tamaño puede llegar a ocupar más de 5 MB y es inviable enviarlo por correo electrónico. Para poder reducir el tamaño de informes generados por Datacycle Reporting y resolver el envío de informes a través de correo hay varias opciones:
¿Cada cuánto accede la aplicación servidor, DCServer, al repositorio? ¿Se puede parametrizar?
Inicialmente Datacycle Reporting tiene unos valores por defecto para los parámetros del servidor, como son, el tiempo en atender la cola de planificaciones y el tiempo en atender las solicitudes. Por defecto, el tiempo para los 2 parámetros anteriores es:
Personalizar los informes con el logo de la empresa
Permita que la presentación de los informes de la empresa generados en Excel sea más personalizada incorporando el logotipo de la empresa en el encabezado de las páginas del informe. Incluya el logotipo en las plantillas que usan los procesos de DataCycle Reporting y todos los informes generados a partir de estas mostrarán el logotipo al ser impresos.