Algunos clientes traspasan a Excel tipos de datos descriptivos además de los estándares numéricos, fechas y atributos.

La tarea ‘ Insertar datos ’ de DataCycle Reporting, es una de la más usadas en los procesos ya que es la encargada de traspasar los datos desde los sistemas de explotación a los informes BI (Business Intelligence).

Cuando se necesite traspasar columnas de gran tamaño (por ejemplo tipo Text de SQLServer) y se prevea que los registros contengan mucha información en dichas columnas ( + de 1000 caracteres), es aconsejable modificar el tipo de Inserción de la Tarea ‘ Insertar Datos ’ y definirla como ‘Modalidad OLE paso a paso’.

Con esta modalidad se evita, en la mayoría de ocasiones, que en la transferencia a Excel se pierda información y no se pase todo el contenido de las columnas con un tipo de datos de gran tamaño.

Para realizar el cambio se debe usar el botón Avanzado que aparece en el Paso 3 de la definición de la tarea.

En los encabezados de fila y de columna normalmente necesitamos tener listas o series de información normalmente relacionada, pero que no suele ser información numérica ni celdas con formulas.

Excel oferece la opción de crear nuestras propias listas, para automatizar la inserción

de estos datos en las hojas de un libro. Estas se gestionan desde el menu: Herramientas > Opciones > Listas personalizadas

Por ejemplo hemos creado una lista con las provincias de Cataluña.

Esta opción sumada a la función de Autorelleno de Excel potencian mucho más el sentido de las listas.

El autorelleno permite, con solo arrastrar desde el vertice inferior-derecho de un rango de celdas que contenga una serie , rellenar las celdas siguientes con los siguientes elementos de la serie.

Esta misma función de autorelleno se puede aplicar a las listas con un elemento de la lista:

Por Ejemplo:

También se puede realizar en dirección horizontal , extendiendo la lista a diferentes columnas, para utilizarla como cabeceras.

Cuando se consolida el diseño de una tabla dinámica, se tiende a dejar en una hoja Excel y usar como un informe más. A partir de ese momento puede ser útil definir que siempre que se muestre la tabla sea con los datos actualizados. Y de esta manera no será necesario hacerlo manualmente mediante la opción (“Actualizar Datos”). Esto es muy cómodo si no se tiene activa la barra de herramientas de ‘Tabla dinámica’ en nuestra configuración propia de Excel.

Para conseguir esta actualización de datos automática, basta con realizar estos dos pasos:

1. Actualizar la tabla cuando se abre el documento Excel: Marcar la opción “Actualizar al abrir” en Opciones de Tabla dinámica (se accede desde la barra de T. dinámica o bien pulsando el botón derecho del mouse encima de la tabla dinámica.

2. Actualizar la tabla cuando se accede a la hoja que contiene la tabla dinámica :

Esta acción es muy práctica cuando se tienen los datos origen de la tabla en una hoja diferente (mayoría de casos). Se trata de introducir un código fuente que refresque los datos cada vez que se active la hoja, de manera que si se han hecho cambios en las celdas del rango de datos origen de la tabla, estos se reflejen automáticamente en la tabla en cuanto se quiera visualizar.

Concretamente se ha de añadir este código al evento de ActivarHoja, en la hoja que contiene la Tabla dinámica:

Private Sub Worksheet_Activate()

Dim iNumTable As Integer

For iNumTable = 1 To ActiveSheet.PivotTables.Count

ActiveSheet.PivotTables(iNumTable).RefreshTable

Next iNumTable

End Sub